Filmer une réception laisse un souvenir impérissable, mieux qu'une photographie, c'est un souvenir vivant que vous conservez. Il est bien sûr possible de demander aux caméscopes familiaux de fixer sur bande magnétique votre mariage ou le baptême de votre petit dernier. Mais vous avez aussi la possibilité de demander à une équipe spécialisée de s'occuper de tout. Comme pour le tournage d'un film, vous demander de filmer les moments importants et tout le monde est sur le film, même ceux qui d'habitude ne figurent sur aucun film, pour la simple raison, que c'est eux qui tienne a chaque fois la camera.
Des vidéastes professionnels possèdent généralement le matériel de montage, vous pouvez aussi demander l'ajout d'une musique et obtenir plusieurs copies du film original. Prestation difficile à obtenir lorsque le film est d'origine amateur.
Comme pour les discothèques mobiles, demandez à voir leur travail, et visionner des films de réception similaires a celle que vous envisagez d'organiser (Mariage, Baptême...). Vous aurez ainsi des idées de montage.
Dans le cas d'un mariage, pensez a demander de filmer la mairie, la réception, et éventuellement l'office religieux.

Le photographe est, dans le cas de mariage, de communion et de baptême, quasiment indispensable. Si vous organiser ce type de réception dans une période chargée, réserver votre photographe longtemps a l'avance, il se peut fort que la plupart des photographes soit débordé en juin et septembre.
Certain photographe disposant d'un laboratoire de développement ou du matériel d'impression numérique, propose directement l'exposition des photos de mariage vers la fin de la soirée. Dans ce cas prévoyez avec le responsable de la salle, un certain nombre de tables et un emplacement destiné au photographe.
Dans le cas de vente directe de photos aux invités, à la fin de la réception. Il est d'usage que le photographe offre aux mariés un album gratuit de toutes les photos prises durant le mariage.

La location de matériel de réception va de la chaise, a la fourchette ou encore a la cuisine de campagne... Lorsque vous louez une salle nue, il est d'usage que vous ayez au moins à votre disposition les tables et les chaises, si cela n'est pas le cas, faites vos calculs, ce type de salle risque de vous revenir très cher. Idem pour un traiteur, il est d'usage qu'il vous mette à disposition tout le matériel nécessaire à votre réception. Même si celui-ci est obligé de louer pour différentes raisons : plusieurs banquets le même jour, nombre d'inviter supérieur a sa capacité ou salle ne disposant pas de cuisine équipée. Ce n'est pas à vous de supporter le cout de cette location ! Le prix de ses repas inclut la location éventuelle, ou au moins l'amortissement de son matériel, il ne doit donc pas vous faire supporter cette location.
Dans tous les cas, refuser catégoriquement de prendre la location du matériel a votre nom ! Et refuser également de vous charger du transport. Dans une location de matériel de réception, la casse vous est facturée et vous devez laisser une caution. Si il devait vous arriver un accident durant le transport, vous seriez le seul à supporter les couts de la casse !!!
Voici la liste du matériel nécessaire à l'organisation d'un banquet :

Matériel de salle :

• Tables, chaises
• Nappes, serviettes
• Verres apéritifs, verres ballons (vin et eau), flutes ou coupe de champagne
• Couteaux et fourchettes (poisson, viande, dessert), cuillères (de service, café, dessert, soupe) et autres selon les cas (pour Escargots, huitres, fondue, etc.).
• Ménagère (Salière, poivrière, moutardier)
• Matériel de service (Saucière, plat de service, etc.)

Matériel de cuisine :

• Chauffe-plats, étuve, linge de cuisine, louche, casseroles, poêles, etc.. Selon les cas.

Dans le cas où vous choisissez plusieurs prestataires de service dans l'organisation de votre réception, veuillez à ce que chacun possède son matériel et qu'il ne vous manquera rien. La meilleure façon de ne rien oublier, est de réunir le traiteur et le maitre d'hôtel dans la salle de banquet afin qu'ils se mettent d'accord: une fâcheuse habitude veut que chacun se repose sur l'autre pour certain type de matériel : Un exemple type concerne le refroidissement des boissons (réfrigérateur ou glace en cube), la salle et le traiteur mettront systématiquement en cause l'autre prestataire. Le traiteur affirmant "qu'il s'agit de la responsabilité de la salle de disposer de matériel de réfrigération". Et la salle affirmant "qu'un traiteur sérieux amène de la glace pour refroidir les boissons". L'un et l'autre ont raison, mais l'idéal étant de prévoir à l'avance ce détail.